دیوان سالاری

دیوان سالاری

آزاده قلندر درونکلایی

پاییز 89

چکیده

اصطلاح بروکراسی در معانی مختلفی به کار برده می شود و همین، موجب درک نادرست از معانی واقعی آن شده است.بعدها یک جامعه شناس آلمانی به نام مارکس وبر برای ساختارهای اختیار، تئوری خاصی تدوین می کرد که در آن نوعی سازمان را به نام بروکراسی مشخص می ساخت..............................

جنبه های متفاوت بروکراسی تعریف نقش ها در یک سلسله مراتب بود که در آن، کارکنان بر پایه لیاقت منصوب شوند، از قوانین تبعیت کنند و رفتاری بی طرفانه داشته باشند. ماکس وبر از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور، از نخستین پیشگامان تفکر مدیریت بود .

واژه های کلیدی : بروکراسی - پروتستان – سرمایه داری – بروکراتیک – ساختار اداری – قدرت

GreenLand2070@yahoo.com        دانشگاه :پیام نور بابل   87

 مقدمه

دیوان کلمه ای پهلوی است و در معنایی شبیه به اداره به کار رفته است . در دوره ساسانی اداره هایی که کارهای مختلف دولت را انجام می دادند مانند اداره های مرکزی خراج و سپاه و چاپار خانه ها و مانند اینها به نام دیوان معروف بودند و دیوانهای مرکزی به منزله وازرتخانه های این عصر شمرده می شده اند . چون خلفا به اقتباس از تشکیلات ایرانی پرداختند این نامها هم در عربی داخل شد و در معنایی نزدیک به آنچه در پهلوی داشت به کار رفت . این کلمه در عربی نخستین بار در دفتر جمع و خرج یا دفتری که در آن نام مجاهدین ثبت می شد استعمال گردید . سپس هر چه بر تشکیلات دستگاه خلافت افزوده گشت دائره استعمال و قلمرو معنی آن نیز به تدریج توسعه یافت تا جائی که کم کم به همن پایه رسید که در عصر ساسانی داشت یعنی شامل تمام ادارات و مراکز گردید که متصدی امور خلافت بودند. ما درست نمی دانیم که استعمال این کلمه ( دیوان ) از چه وقت در ایران شروع شده ولی ظاهرا قدیمی تر از دولت ساسانی به نظر می آید و از آنچه تاریخ نویسان درباره دولت هخامنشی نوشته اند چنین بر می آید که این دولت دارای سازمان اداری نسبتا منظمی بوده و از کارهایی که به داریوش بزرگ ( 481 – 521 ق م ) نسبت داده اند یکی هم تجدید نظر در سازمان کشور و تنظیم امور دولت و ساختن داههای عمومی و ایجاد چاپار خانه ها بود . در تاریخ های عربی نیز جسته گریخته در موضوع سازمان داخلی دولتهای ایرانی قبل از ساسانیان و پیش از حمله اسکندر به روایاتی بر می خوریم که بدون شک از منابع قدیمی تر گرفته شده است . مثلا حمزه اصفهانی در سرگذشت لهراسب از شاهان کیانی می گوید که « وی نخستنی کسی بود که دیوان سپاه بنیاد گذارد » . و همچنین دارا پسر بهمن را نخستین پادشاهی می نویسد که راههای عمومی و چاپرخانه بر پا کرد و در انها اسبهای ویژه نگاه داشت[1] . از نوشته های طبری پیداست که چاپار خانه پیش از دارا هم در ایران معمول بوده است .[2] در هر حال از این گونه روایات و آنچه معاصران دولت هخامنشی از یوانانیان و یگران درباره این دولت نوشته اند می توان چنین نتیجه گرفت که در دربار شاهان هخامنشی دیوان هایی برای اداره امور مملکت در زیر نظر دبیران ومخصوص وجود داشته و حتی در بعضی قسمتها هم مانند چاپارخانها از حیث نظام و تشکیلات با آنچه در دروه ساسانیان و بنی عباس دیده می شود چندان فرقی نداشته است . به گفته مورخان از جمله چیزهایی که اسکندر پس از تصرف گنجینه دارا آخرین پادشاه هخامنشی از میان برد دیوانهای دولتی بود که به فرمان وی آنها را در آتش سوزاندند[3].از آنجایی که شاهنشاهی ساسانی در تمام دوره فرمانروایی خود بین دو دشمن نیرومند و خطرناک ، یکی اقوام آسیای مرکزی در شرق و دیگر یامپراطوری جهانگیر روم در غرب واقع بود و پیوسته از این دو دولت تهدید می شد از این رو پادشاهان ساسانی ناچار بودند حکومت خود را بر ا ساس استوارتری گذارند و خود را در مقابل این دو خطر دائم هر چه تواناتر سازند . ابن مقفع که در تاریخ ایران از اشخاص مطلع و بصیر بود ، مهرهای یکی از پادشاهان ایران را که در امور دولتی به کار می رفته برای کارهای زیر شرح داده : یکی برای نامه های رمز دار ، یکی برای نامه های عادی ، یا دبیرخانه شاهی ، یکی برا ی بخشیدن املاک و القاب ، و یکی هم برای مالیات.

کریستن سن ، هر یک از مهرها را نماینده دیوانی مخصوص دانسته و نیز معتقد است که این روایت شامل تمام دیوانهای موجود در عصر ساسانی نیست و به حکم عقل باید گفت که گذشته از اینها دیوانهای دیگری نیز برای سپاه و چاپارخانه و ضرابخانه و اوزان و شاید هم خالصجات شاهی و مانند اینها وجود داشته است و همچنین ا حتمال می دهد دیوان خراج که مهم ترین دیوانها بشمار می رفته مانند عصر اموی و عباسی به چندین شعبه تقسیم می شده است . پس از برچیده شدن بساط فرمانروایی ساسانیان قسمتی از تشکیلات آن دولت و مخصوصا دوانهای خراج و تشکیلات مالی آن همچنان بر جای می ماند . چنانکه خواهیم دید این دوانها پیوسته در زیز نظر دبیران ایرانی اداره می شدند و خصوصیات سابق خود را حفظ می کردند ولی قسمت دیگر که با محیط جدید متناسب نبود از میان رفت و در اسلام به تقلید از همان ها دیوانهایی از نو آغاز گردید . تاسیس این دیوانها در اسلام یا به وسیله ایرانیانی که به دین اسلام گرویده بودند و در مرگز خلافت در مدینه یا شام می زیستند و یا بر حسب اشاره کارگزاران خلفای اموی در ایران مانند زیاد بن ابی سفیان و حجاج و دیگران که از نزدیک با تشکیلات ایرانی آشنا بودند صورت گرفت. چون سال پانزدهم هجرت فرا رسید عمر ، که در این هنگام بر مسند خلافت نشسته بود مشاهده کرد که کشورها یکی پس از دیگری بدست مجاهدان گشوده می شود و گنج های پادشاهان ایران نیز به تصرف در آمده و بار بار سیم و زر و جواهر گرانبها و لباسهای فاخر به مدینه وارد می گردد. پس چنین اندیشید که بر مسلمانان گشایشی دهد تمام آن اموال را میان آنان تقسیم کند ولی نمی دانست که این کار را چگونه انجام دهد و همه آن اموال را چگونه تحت ضبط درآورد . در این هنگام یکی از مرزبانان ایران در مدینه بود . چون عمر را در کار خود سرگردان یافت به وی گفت پادشاهان ایران را چیزی است که آن را دیوان می نامند و تمام جمع و خرج مملکت ایشان در ان ضبط است و هیچ از ان خارج نیست و هر کس از دولت و ظیفه و رابتی دارد نامش در ان ثبت است و هیچگونه خللی در آن راه نمی یابد ،پس عمر متوجه این امرشد و شرح ان را پرسید و مرزبان چگونگی ان را شرح داد و همین که عمر ان را نیک یافت به تاسیس دیوان پرداخت و برای مسلمانان هر یک وظیفه مقرر داشت .[1] بنابر نقل کتاب نهایة الارب، در زمان خلافت عمر ابوهریره پانصد هزار درهم آورده بود که در تقسیم آن بازهم به عمر بحث دیوان را متذکر می شوند .

نظریه بروکراسی

ماکسی وبر(1920-1864)در آلمان زاده شد و در رشته حقوق تحصیل کرد و استاد دانشگاه برلین شد و تا پایان عمر یک فرد دانشگاهی باقی ماند.

مطالعات و کتابهایش بیشتر درباره جامعه شناسی سازمانها و جامعه شناسی دینی ست که حاصل تحقیقات او در مورد تاثیر مذهب پروتستان بر توسعه سرمایه داری ست ودر دو کتاب معروف او((اقتصاد و جامعه)) و((اخلاق پروتستان و روح سرمایه داری)) منتشر گردیده است. کار مهم وبر در مطالعه سازمانها نظریه بروکراسی اوست که بر پایه اندیشه های او در باره قدرت و اقتدار اوست. بعضی افراد برای دیگران دستور صادر می کنند. دستورات آنها مشروع و قانونی تلقی می گردد و اجرا می شود وبر می خواست بداند بر مبنای چه اصولی قدرت یا اقتدار ایجاد و بر قرار می شود.

مفهوم بروکراسی

واژه بروکراسی را به گفته ((البرز)) برای نخستین بار شخصی به نام M.degournay در سال 1745 به کار برده است. او به واژه فرانسوی bureau به معنای میز تحریر و دفتر یا اداره پسوند یونانی cracy  را افزود و واژه بروکراسی را به معنای حکومت ادارات یا حکومت مقامات رسمی اداری به کار برد. در قرن 19 این واژه در آلمان متداول شد وبر اصطلاح بروکراسی را به دو معنا به کار برده است:(1) مجموع مقامات اداری (2) سازمانهای بزرگ رسمی در جامعه امروزی.

ارزیابی نظریه بروکراسی وبر و محدودیت های آن

وبر بر آن است که هرچه سازمان به نمونه آرمانی بروکراسی نزدیکتر باشد. کارایی آن در دنبال کردن هدفهایی که سازمان برای آن به وجود آمده است بیشتر خواهد بود او برای نشان دادن کارایی برتر بروکراسی نسبت به شکلهای سازمانی دیگر اغلب بروکراسیها را به ماشینهای پیچیده تشبیه می کند. با وجود این وبر می پذیرد که بروکراسی می تواند تشریفات زاید اداری را به وجود آورد. بسیاری از مشاغل بروکراتیک خسته کننده و یکنواخت بوده و فرصتی برای خلاقیت ارایه نمی کنند. با این همه او توسعه بروکراسی را امری اجتناب نا پذیر می داند و معتقد است که کارهای اداری یکنواخت هر روزه و اقتدار بروکراسی بر زندگی ما بهای است که در برابر کارایی سازمانهای بروکراتیک می پردازیم . با همه تاکیدی که وبر بر کارایی بروکراسی می کند برخی مولفان هم پیش از وبر و هم پس از او بر عدم کارآیی و نقاط ضعف بروکراسی تاکید ورزیده اند.

کسانی که بروکراسی را به عنوان ابزاری ناکارآمد تلقی می کنند بویژه به دو مسئله اشاره می کنند:

(1)                روشهای بوروکراتیک کند است و باعث تاخیر در تصمیم گیری و اجرای تصمیمات می شود .

(2)                سازمانهای بوروکراتیک نوعی انعطاف نا پذیری به وجود می آورند که کارایی را کاهش می دهد.

می توان گفت که برخی ویژگی های ساخت بروکراتیک در عین داشتن کارکرد مثبت از پاره ای جهات می توانند از جهات دیگر کارکرد منفی داشته باشد در مورد این استدلال که سازمانهای بروکراتیک گرایش به ایجاد انعطاف ناپذیری دارند نیز می توان به همان کارکردهای منفی که در ساخت بروکراتیک وجود دارد اشاره کرد برای مثال ساخت سلسله مراتب سازمانی این امکان را به وجود می آورد که هرگاه افراد بخواهند از تصمیم گیری طفره بروند . می توانند با انتقال مسائل برای تصمیم گیری به مقام بالاتر در سلسله مراتب سازمانی از تصمیم گیری در مورد مسائلی که در حوزه مسئولیت آنان است شانه خالی می کنند . با توجه به این که سرپرستان هم مسئول تصمیمات خود و هم مسئول تصمیمات مرئوسین هستند . در عمل تمایز و تشخیص و طفره رفتن از مسئولیت از ارجاع قابل توجیحه مسائل به سرپرست بالاتر دشوار است . به علاوه این واقعیت که بروکراتها اغلب سعی دارند خود را در معرض  خصومت در یک رابطه رودررو قرار ندهند و در نتیجه می خواهند وانمود کنند که مسئولیت تصمیم گیری با رئیس مافوق بوده است تشخیص حقیقت را دشوارتر می کند از این گذشته عوامل دیگری نیز ممکن است مستقل از ساخت سازمان یا در ارتباط با آن منشا انعطاف ناپذیری و خشکی در رفتار اداری باشند: مانند پیچیدگی وظایفی که به وسیله سازمان انجام می شود عوامل مربوط به محیط اجتماعی و سیاسی که سازمان در آن فعالیت می کند و ویژگی های کارکنان سازمان .   (صبوری کاشانی ،1374 ،68)

نظریه ی مدیریت بوروکراسی(دیوانسالاری)

دیوان‌سالاری یا بوروکراسی به معنی سیستم کارکرد خشک و قانونمند است.بوروکراسی یکی از محبوب‌ترین شیوه‌های مدیریت کلاسیک جهان است. به دلیل عملکرد قانونمند و تحت راهبردهای از پیش مصوب شده این عملکرد در بعضی کشورهای در حال توسعه با شکست مواجه می‌شود.

شکست این نوع سیستم در ایران چنان بوده که آن را به عنوان فساد اداری و یا کاغذبازی و رشوه‌گیری عنوان می‌کنند.

واژه بوروکراسی غالبا با مفاهیم منفی از قبیل تشریفات زاید اداری، دوباره کاری، کاغذ پراکنی، حاکمیت مقررات خشک و بی روح اداری، دستگاههای عریض و طویل و دست و پا گیر اداری، سلسله مراتب پیچیده و مفصل سازمانی، کندی جریان امور، تمرکز در تصمیم گیری، اتلاف وقت و منابع و نظایر آن، به کار برده می‌شود.

بورو کراسی به مفهوم فنی کلمه یعنی به عنوان یک پدیده اجتماعی، نخستین بار با توجه به کاربرد عملی آن به وسیله ماکس وبر بنیان نهاده شد. وبر توجه خود را عمدتآ روی تأثیر سازمانهای بورو کراتیک در ساختار سیاسی جامعه متمرکز کرد. او بیشتر به علت وجودی سازمانها و نحوه اعمال قدرت نظر داشت.

وبر، قدرت را امکان تحمیل اراده انسان بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می‌کند. البته قدرت به صورت عام و کلی آن مورد نظر وبر نیست، بلکه به نوع خاصی از روابط ناشی از قدرت که آن را سلطه یا استیلا می‌خواند، توجه دارد. منظور وبر از سلطه آن نوع رابطه قدرتی است که در آن فرمانروا، رئیس یا شخصی که اراده خود را بر دیگران تحمیل می‌کند، اعمال قدرت را حق خود دانسته و اطاعت از دستورها را وظیفه فرمانبردار مرئوس می‌داند. به عبارت دیگر، نوعی صلاحیت پذیرفته شده که به اعمال قدرت، هم از نظر رهبر و هم از نظر پیرو، مشروعیت می‌بخشد.

مدل ایده‌آل بوروکراسی

ماکس وبر مدل ایده‌آل بوروکراسی خود را بر اساس پرداختن به نوعی سازمان که دارای اقتدار قانونی - منطقی است بنا نهاد. مدل ایده‌آل وبر به ویژه پس از جنگ جهانی دوم، دریچه‌های مهمی را به روی تحقیق و کاوش علمی شود.وبر با ارائه مدل ایده‌آل بوروکراسی، اساساً نمی‌خواست که پدیده‌ای خوب یا بد را پیشنهاد کند، بلکه در نظر داشت که الگو و ضابطه‌ای برای بررسی سازمانهای بزرگ به دست دهد.

مهم‌ترین ویژگی‌های مدل ایده‌آل بوروکراسی وبر به‌طور خلاصه عبارت‌اند از:

تخصصی شدن کارها در حد عالی. ( تقسیم کار )

ساختار قدرت مبتنی بر سلسله مراتب.

اصول و قواعد شکل یافته رفتار ( حاکمیت قوانین و مقررات و غیر شخصی بودن اداره امور. )

جدایی اعضای دستگاه اداری از مالکیت سازمان یا وسایل تولید.

استخدام کارکنان بر اساس توانایی و دانش فنی.

ضبط و نگهداری سوابق تصمیمات، اقدامات و مقررات اداری.

وبر را می‌توان بنیان‌گذار مطالعات سیستماتیک در مورد بوروکراسی دانست. یافته‌ها و مدل ایده‌آل، روی بسیاری از دانش‌پژوهان و پژوهش‌گران علم مدیریّت اثر گذاشته‌است.

واژه اروپایی بوروکراسی (Bureaucracy) از دو بخش bureau به معنی میز و دفتر کار و پسوند cracy- به معنی -سالاری ایجاد شده‌است. برابر فارسی آن یعنی دیوان‌سالاری ترجمه‌ای از همین واژه‌است.

ماکس وبر,جامعه شناس المانی که بر علوم اقتصاد ,تاریخ, ادیان و مدیریت نیز احاطه داشته است,بر خلاف تیلور و فایول که قوانین عملی ارائه کرده اند,بیشتر توجه خود را به بررسی و تنظیم ساختار و مسائل تئوریکی معطوف داشت و پس از سال ها تلاش در زمینه های مختلف علمی چنین نتیجه گرفت که:سازمانی داری قدرت خواهد بود و میتواند مشکلات را حل کند که دارای ویژگی های سازمان بوروکراتیک است.بنا به عقیده ی وبر,سازمان های بورکراتیک دارای .ویژگی های زیر هستند:
سازمان بوروکراتیک دارای قدرت اداری در قالب سلسله مراتب سازمانی است.
انتخاب افراد و تقسم کار بر اساس صلاحیت و شایستگی هاست.(منظور شایسته سالاری است)
سازمان بورکراتیک دارای قواعد و مقررات خاصی است(حاکمیت قانون)که توسط آن اداره میشود.
امور شخصی کارکنان مانند ارزش ها و علاقه های شخصی از امور سازمان جدا است و امور سازمان مهم است.
سازمان باید داری سیستم بایگانی(حفظ و نگه داتش سوابق)منظم و مرتبی باشد.وبر بایگانی را مغز سازمان میداند.

بروکسل و عوامل آن در حالی که فایول و تیلور با مسائل مدیریت دسته و پنجه نرم می کردند یک جامعه شناس آلمانی به نام مارکس وبر برای ساختارهای اختیار، تئوری خاصی تدوین می کرد که در آن نوعی سازمان را به نام بروکراسی مشخص می ساخت. جنبه های متفاوت بروکراسی تعریف نقش ها در یک سلسله مراتب بود که در آن، کارکنان بر پایه لیاقت منصوب شوند، از قوانین تبعیت کنند و رفتاری بی طرفانه داشته باشند. اصطلاح بروکراسی در معانی مختلفی به کار برده می شود و همین، موجب درک نادرست از معانی واقعی آن شده است. مشهورترین معانی آن عبارتند از: ▪ بروکراسی، تشریفات زائد است یعنی کاغذ بازی و مقررات اضافی که موجب از بین رفتن کارایی می شود. این معنی منفی کلمه است. ▪ بروکراسی، دستگاهی اداری است، یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی. این معنا، مشابه تشریفات زائد است. ▪ بروکراسی، نوعی شکل سازمانی است، دارای ویژگی های مشخص از قبیل سلسله مراتب اختیار و نظام مقررات (ماکس وبر). ماکس وبر از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور، از نخستین پیشگامان تفکر مدیریت بود که پیش از این از آنها سخن گفته شد. اما برخلاف آنها، وبر یک دانشگاهی بود نه یک مدیر اجرایی. علاقه او به سازمان ها و ساختار اختیار در آنها سرچشمه گرفت. او می خواست بداند چرا کارکنان سازمانی از افراد ما فوق پیروی می کنند. مشاهدات مطالعات و نتیجه گیریهای او، برای نخستین بار در ۱۹۴۷از زبان آلمانی ترجمه و انتشار یافت. در این نوشته که به نام تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی بود او واژه بروکراسی را برای ترویج نوعی سازمان که کما بیش عملاًدر هر موسسه خصوصی و عمومی وجود دارد به کار برد. وبر با تجزیه و تحلیل سازمان ها ۳ نوع اختیار مشروع را شناسایی می کند: ۱) سنتی ۲) کاریز ماتیک ۳) عقلایی یا قانونی نخست لازم است بدانیم منظور از اختیار مشروع چه بود. اختیار را باید از قدرت متمایز دانست. قدرت موضوعی یک طرفه است. دارنده آن می تواند از طریق زور یا پاداش، دیگری را وادارد که به دلخواه او رفتار کند. اما در اختیار، قبول حاکمیت توسط فرو دستان نیز نهفته است. به بیان دیگر اختیار را می توان تنها محدوده مورد موافقت فرودستان به کار برد. منظور وبر از اختیار مشروع، همین موقعیت اخیر است. سه نوع اختیار مشروع تشریح شده توسط وبر را می توان به صورت زیر خلاصه کرد: ▪ اختیار سنتی: که در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود. ▪ اختیار کاریزماتیک: که در آن پذیرش از وفاداری و اعتماد به توانایی های شخصی حکمران سرچشمه می گیرد. ▪ اختیار عقلایی یا قانونی: که در آن پذیرش از مقام یا سمت دارنده یا اختیار که توسط مقررات و دستور العمل های سازمان محدود و مشخص شده، ناشی می شود. امروزه این شکل است که در اکثر سازمان ها وجود دارند و این شکلی است که وبر به آن نام بروکراسی داده است. وبر معتقد است یکی دیگر از مبانی اختیارات، قوانین و مقررات صریح و روشنی است که موجودیت سازمان را جنبه عقلایی می دهد و اختیارات را در نظر مرئوسین مشروع جلوه گر می نماید. همچنین او معتقد است سوابق، محیط اجتماعی و شرایط فرهنگی مختلف، عواملی هستندکه مبانی اختیارات را در سازمان ها تعیین می نمایند. مثلاً در جوامع قرون وسطایی اغلب اختیارات ناشی از رسم سنت بود و در جوامع مدرن امروزی اغلب اختیارات ریشه های بروکراتیک و در سازمان های انقلابی مثلاً انقلاب ۱۹۱۷روسیه اختیارات اغلب منشأ جذبه شخصی داشته است. از طرف دیگر وبر می گوید: «اختیارات خانواده حتی در جوامع بروکراتیک بر مبنای رسم و سنت، اختیارات سازمان های وسیع و پیچیده حتی در دوران قرون وسطایی بر اساس بروکراسی یا قوانین و مقررات و بالاخره اختیارات احزاب سیاسی و انقلابی حتی در یک جامعه کهنه و قدیمی بر اساس کاریزماتیک یا جذبه استوار می باشد.» وبر پس از تجزیه و تحلیل بالا نتیجه گیری می کند که اداره ی مؤثر و مفید سازمان های وسیع و پیچیده امروز مستلزم اعمال اختیارات مبتنی بر مبنای بروکراتیک است. مبانی دیگر اختیارات نظیر کاریزما و یا رسم و سنت هیچکدام قادر نیست احتیاجات سازمان های جوامع امروزی را جوابگو باشد زیرا فاقد یک سیستم منظم تقسیم و تخصصی کردن کارهای سازمان است و ثانیاً اساس و پایه های منطقی و عقلایی را برای انجام مؤثر فعالیت های سازمان ایجاد نمی کند و در اختیار نمی گذارد. ● ساختار ایده آل سازمان های بروکراتیک (ویژگی های اصلی بروکراسی) وبر ساختار ایده آل سازمان های بروکراتیک امروزی را بر اصول زیر استوار و آن ها را به تفصیل بیان کرده است: تنظیم وظایف رسمی و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن: وبر معتقد است که سازمان های عقلایی امروزه باید مداومت و ثبات خود را حفظ کنند و برای انجام دادن وظایف سازمانی رفتار و راه حل های استاندارد و یکنواختی را به وجود آورد. وجود قواعد به این دلیل لازم است که امکان اینکه وظایف سازمان های وسیع به صورت مواردی منحصر به فرد و انفرادی به طور مؤثر و با صرفه انجام گیرد بسیارضعیف و یا اصولاًغیر ممکن است. ایجاد زمینه برای ابراز شایستگی الف) تقسیم منظم کارها برای مسئولین تعهد و مسئولیت ایجاد می کند. ب) برای تسهیل انجام این چنین مسئولیت ها، اختیارات لازم را تفویض می نماید. ج) و بالاخره مسائل را مناسب با شرایط مختلف دقیقاً مشخص نموده و در اختیار مجریان قرار دهد. به عبارت دیگر ایجاد زمینه مناسب برای ابراز شایستگی در سازمان بر اساس تقسیم منظم (کار، حقوق و قدرت) امکان پذیر خواهد بود. بنابراین، نه تنها افراد سازمان باید شغل خود را صراحتاً بشناسند و وسایل مورد لزوم را یکی از عوامل مهم فرماندهی بر دیگران است در اختیار داشته باشند، بلکه باید به حدود شغل، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گلیم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئولیت و نقش دیگران قدم نگذارند و هدف های کلی سازمان را تحت الشعاع هدف های خود در نیاورند. استقرارسیستم آموزش های فنی و تخصصی: معمولاً قواعد و مقرراتی که در هر پست و مقام، وظایف ساز مانی را محدود و مقید می کند، اغلب فنی ، تخصصی و منطبق بر فرم های مختلف سازمانی می باشند. بنابراین تنها کسانی می توانند در این تیپ ها به ایفای موفقیت آمیز مسئولیت های خود بپردازند که از آموزش فنی و تخصصی بهره کافی گرفته باشند. وبر همچنین معتقد است که اختیارات بروکراتیک مدیر در پست های سازمانی وسیع، از دانش تحصیلات و آموزش های تخصصی او ریشه می گیرد زیرا دانش و آموزش فنی یک مدیر است که اختیارات او را هم در نظر مرئوسین، مشروع و قابل قبول جلوه گر می سازد. ایجاد سلسله مراتبی از مقامات و پست های سازمانی: به نظر وبر اطاعت و انجام دادن کار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمی آید و باید به طور منظم مورد بازرسی و نظارت قرار گیرد. لذا به منظور حصول یک سیستم نظارت همه جانبه باید بین پستها و مقامات سازمانی و واحد های تحت سرپرستی آن ها، سلسله مراتب فرماندهی و نظارت ایجاد گردد تا ضمن آن پست ها و واحد های تحت نظارت و بازرسی دقیق مقامات بالاتر قرار گرفته، مقید به پیروی از اصول و مقرراتی استاندارد باشند. تفکیک مدیریت و مالکیت: وبر تأکید می کند که اعضای اداری و مدیریت سازمان ها از مالکین و هیئت امنای سازمان مجزا باشند. بعلاوه مایملک سازمان نیز باید کاملاً از مایملک اعضای اداری سازمان تفکیک گردد. همچنین نباید مقام و موقعیت رسمی ناشی از سازمان با مقام و موقعیتی که بر اثر عوامل غیر از سازمان برای مدیران ایجاد می گردد اشتباه شود و به جای هم به کار نرود. آزادی سازمانی: وبر معتقد است که برای آزادی سازمانی، لازم است که از یک طرف منابع سازمانی از قید و نفوذ خارجی رها گردد و مطابق احتیاجات سازمانی تشخیص داده شود. از طرف دیگر مشاغل سازمانی نیز باید متناسباً به افراد شایسته و لایق توزیع و به آنها واگذار گردد. ایجاد سیستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارک در سازمان: یکی از موارد قوی انتقادات مخالفین بروکراسی این است که نگهداری و جریان بیش از حد پرونده ها و مدارک در سازمان نه تنها برای یک سازمان منطقی و عقلایی نیست بلکه سبب ایجاد قرطاس بازی و دوباره کاری های بی مورد می شود و این خود دلیلی است بر غیر عقلایی بودن کارها. ولی وبر معتقد است تنها ضابطه ای که می تواند همیشه نشان دهد که قواعد و نرم های سازمانی کاملاً اجرا شده است همانا ایجاد یک سیستم منظم بایگانی، ثبت و ضبط مدارک در سازمان است زیرا در غیر این صورت با ارتباطات شفاهی و لفظی نمی توان منظور فوق را تأیید نمود. ایجاد سیستم منطقی حقوق و مزایا: وبر معتقد است که پاداش های مادی باید جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد نه مشتری یا ارباب رجوع. این امر افراد را به سوی سازمان و هدف هایش رهنمون می سازد. بعلاوه باید سیستم تر فیع آن چنان منظم باشد که قدرت تحرک و جاه طلبی افراد را در کار ارضاءکند و آن ها را نسبت به شغلشان بیشتر وفادار سازد. اتزیونی معتقد است که کلیه تجزیه و تحلیل ماکس وبر را باید شامل اصولی دانست که در اطراف یک شکل اساسی سازمان دور می زند و آن این است که ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ های خارجی آسیب پذیر است و ضرورت دارد که به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنین فشارها، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصمیمات خود را خارج از نفوذ های خارجی و به منظور تحقق هدف های خود اتخاذ نماید. شاید این مهمترین دلیلی باشد که مدل ایده آل بروکراسی یک سیستم بسته است. ویژگی های یاد شده سازمان بروکراتیک، موجب می شود که اختیار صاحب منصبان، تابع مقررات و شیوه های منتشر شده ای باشد. از این جاست که اختیار مشروعیت دارد و مستبدانه نیست. این نکته بیش از هر چیز باعث شد وبر اظهار کند که ساز مان بروکراتیک می تواند به بالاترین درجه کارایی برسد و به این معنا عقلانی ترین وسیله شناخته شده برای اجرای کنترل ضروری بر سازمانهاست. به نظر وبر ، بروکراسی در سازمان های بزرگ غیر قابل اجتناب بوده و شکی نیست که همه مؤسسات با اندازه های مختلف در سراسر جهان، عملاً این شکل سازمانی را اختیار کرده اند. مهمترین عوامل در رشد سازمان های بروکراتیک بی تردید دو عامل اندازه و پیچیدگی بوده است.

ساختار سازمان هاي بروكراتيك‌‌‌‌(ويژگي هاي اصلي بروكراسي)

وبر ساختار سازمان هاي بروكراتيك امروزي را بر اصول زير استوار و آن ها را به تفصيل بيان كرده است:

تنظيم وظايف رسمي و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن: وبر معتقد است كه سازمان هاي عقلايي امروزه بايد مداومت و ثبات خود را حفظ كنند و براي انجام دادن وظايف سازماني رفتار و راه حل هاي استاندارد و يكنواختي را به وجود آورد. وجود قواعد به اين دليل لازم است كه امكان اينكه وظايف سازمان هاي وسيع به صورت مواردي منحصر به فرد و انفرادي به طور مؤثر و با صرفه انجام گيرد بسيارضعيف و يا اصولاًغير ممكن است.

ايجاد زمينه براي ابراز شايستگي

الف: تقسيم منظم كارها براي مسئولين تعهد و مسئوليت ايجاد می كند.

ب: براي تسهيل انجام اين چنين مسئوليت ها، اختيارات لازم را تفويض مي نمايد.

ج: و بالاخره مسائل را مناسب با شرايط مختلف دقيقاً مشخص نموده و در اختيار مجريان قرار دهد. به عبارت ديگر ايجاد زمينه مناسب براي ابراز شايستگي در سازمان بر اساس تقسيم منظم (كار، حقوق و قدرت) امكان پذير خواهد بود. بنابراين، نه تنها افراد سازمان بايد شغل خود را صراحتاً بشناسند و وسايل مورد لزوم را يكي از عوامل مهم فرماندهي بر ديگران است در اختيار داشته باشند، بلكه بايد به حدود شغل، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گليم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئوليت و نقش ديگران قدم نگذارند و هدف هاي كلي سازمان را تحت الشعاع هدف هاي خود در نياورند.

استقرارسيستم آموزش هاي فني و تخصصي: معمولاً قواعد و مقرراتي كه در هر پست و مقام، وظايف ساز ماني را محدود و مقيد مي كند، اغلب فني ، تخصصي و منطبق بر فرم هاي مختلف سازماني مي باشند. بنابراين تنها كساني  مي توانند در اين تيپ ها به ايفاي موفقيت آميز مسئوليت هاي خود بپردازند كه از آموزش فني و تخصصي بهره  كافي گرفته باشند. وبر همچنين معتقد است كه اختيارات بروكراتيك مدير در پست هاي سازماني وسيع، از دانش تحصيلات و آموزش هاي تخصصي او ريشه مي گيرد زيرا دانش و آموزش فني يك مدير است كه اختيارات او را هم در نظر مرئوسين، مشروع و قابل قبول جلوه گر مي سازد.

ايجاد سلسله مراتبي از مقامات و پست هاي سازماني: به نظر وبر اطاعت و انجام دادن كار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمي آيد و بايد به طور منظم مورد بازرسي و نظارت قرار گيرد.  لذا به منظور حصول يك سيستم نظارت همه جانبه بايد بين پستها و مقامات سازماني و واحد هاي تحت سرپرستي آن ها، سلسله مراتب فرماندهي و نظارت ايجاد گردد تا ضمن آن پست ها و واحد هاي تحت نظارت و بازرسي دقيق مقامات بالاتر قرار گرفته، مقيد به پيروي از اصول و مقرراتي استاندارد باشند.

تفكيك مديريت و مالكيت: وبر تأكيد مي كند كه اعضاي اداري و مديريت سازمان ها از مالكين و هيئت امناي سازمان مجزا باشند. بعلاوه مايملك سازمان نيز بايد كاملاً از مايملك اعضاي اداري سازمان تفكيك گردد. همچنين نبايد مقام و موقعيت رسمي ناشي از سازمان با مقام و موقعيتي كه بر اثر عوامل غير از سازمان براي مديران ايجاد مي گردد اشتباه شود و به جاي هم به كار نرود.

آزادي سازماني: وبر معتقد است كه براي آزادي سازماني، لازم است كه از يك طرف منابع سازماني از قيد و نفوذ خارجي رها گردد و مطابق احتياجات سازماني تشخيص داده شود. از طرف ديگر مشاغل سازماني نيز بايد متناسباً به افراد شايسته و لايق توزيع و به آنها واگذار گردد.

ايجاد سيستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارك در سازمان: يكي از موارد قوي انتقادات مخالفين بروكراسي  اين است كه نگهداري و جريان بيش از حد پرونده ها و مدارك در سازمان نه تنها براي يك سازمان منطقي و عقلايي نيست بلكه سبب ايجاد قرطاس بازی و دوباره كاري هاي بي مورد مي شود و اين خود دليلي است بر غير عقلايي بودن كارها. ولي وبر معتقد است تنها ضابطه اي كه مي تواند هميشه نشان دهد كه قواعد و نرم هاي سازماني كاملاً اجرا شده است همانا ايجاد يك سيستم منظم بايگاني، ثبت و ضبط مدارك در سازمان است زيرا در غير اين صورت با ارتباطات شفاهي و لفظي نمي توان منظور فوق را تأييد نمود.

ايجاد سيستم منطقي حقوق و مزايا: وبر معتقد است كه پاداش هاي مادي بايد جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد نه مشتري يا ارباب رجوع. اين امر افراد را به سوي سازمان و هدف هايش رهنمون مي سازد.  بعلاوه بايد سيستم تر فيع آن چنان منظم باشد كه قدرت تحرك و جاه طلبي افراد را در كار ارضاءكند و آن ها را نسبت به شغلشان بيشتر وفادار سازد.

اتزيوني معتقد است كه كليه تجزيه و تحليل ماكس وبر را بايد شامل اصولي دانست كه در اطراف يك شكل اساسي سازمان دور مي زند و آن اين است كه ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ هاي خارجي آسيب پذير است و ضرورت دارد كه به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنين فشارها، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصميمات خود را خارج از نفوذ هاي خارجي و به منظور تحقق هدف هاي خود اتخاذ نمايد. شايد اين مهمترين دليلي باشد كه مدل ايده آل بروكراسي يك سيستم بسته است.

ويژگي هاي ياد شده سازمان بروكراتيك، موجب مي شود كه اختيار صاحب منصبان، تابع مقررات و شيوه هاي منتشر شده اي باشد. از اين جاست كه اختيار مشروعيت دارد و مستبدانه نيست. اين نكته بيش از هر چيز باعث شد وبر اظهار كند كه ساز مان بروكراتيك مي تواند به بالاترين درجه كارايي برسد و به اين معنا عقلاني ترين وسيله شناخته شده براي اجراي كنترل ضروري بر سازمانهاست.

به نظر وبر ، بروكراسي در سازمان هاي بزرگ غير قابل اجتناب بوده و شكي نيست كه همه مؤسسات با اندازه هاي مختلف در سراسر جهان، عملاً اين شكل سازماني را اختيار كرده اند. مهمترين عوامل در رشد سازمان هاي بروكراتيك بي ترديد دو عامل اندازه و پيچيدگي بوده است. 

نتیجه
اجرای نظرات اندیشمندان مکتب کلاسیک که با مفروضاتی از قبیل سازمان رسمی(سلسله مراتب),وجود اصول عام و ثابت در مدیریت,اقتصادی بودن انسان و توجه با کارایی در کار,همراه بود,سبب بهبود تولید و افزایش بازده کار در سازمان ها شد.

بروکراسی در ذات خودش هیچ نقصی ندارد و اتفاقا بخاطر وجود نظم و رعایت سلسله مراتب اداری به نوعی به کارها سامانی ویژه میدهد. اما به دلیل وجود گروه های غیر رسمی و نیز فسادی که ممکن است همراه با کسب قدرت در راس هرم بوجود میاید . لذا بروکراسی از آن حالت اصلی خود خارج میشود و خود تبدیل به مانع میشود.

منبع

تئوري ها و فرايند مديريت. نوشته جي. اي. كل. مترجم دكتر سهراب خليلي انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي.

تئوري هاي مديريت و مدل سازش. تاليف منوچهر كيا. انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي.

سازمان و مديريت. دكتر علي محمد اقتداري. انتشارات مولوي.

مديريت اسلامي. محمد حسن نبوي. انتشارات بوستان قم.

صبوری کاشانی –منوچهر – 1374 – جامعه شناسی سازمانها – جورج کوروتاریس – تهران – نشر شب تاب

سایت اینترنتی : دانشنامه

سایت اینترنتی : رشد